Vos Tools

La stratégie de numérisation de Vos Tools/Poorten vise des gains d'efficacité de 20 %.

En novembre de l'année dernière, la quincaillerie Vos Tools B.V. (Brecht) a mis en œuvre la solution ERP DIMASYS|ENT de l'éditeur de logiciels Infomat, qui fait partie de Kerridge Commercial Systems. Trois mois à peine après la mise en œuvre, les employés de Vos Tools commencent à s'y retrouver, à tel point que Stanny, Frank et Philip Vos déclarent déjà en chœur qu'ils veulent tabler sur un futur gain de productivité de 20 %. Et les add-ons Corsa Document Management et l'outil de business intelligence i8 attendent encore d'être installés. L'étape suivante consistera à mettre en place le système de gestion d'entrepôt (WMS), qui est également crucial pour le lancement d'une boutique en ligne B2B.

Frans Vos, père de Stanny, Frank et Marc Vos, a commencé à travailler dans la construction d'équipements d'écurie au début des années 1960. En tant que représentant d'un fabricant d'aliments pour animaux, il a vu des possibilités de réaliser ses ambitions en tant qu'entrepreneur indépendant. Au Heiken à Brecht, il a acheté dans les années 1970 un magasin de meubles qui avait brûlé et qui a été reconstruit et aménagé en salle d'exposition pour l'équipement des étables. À la demande des clients, Vos avait entre-temps commencé à distribuer des accessoires pour les agriculteurs (perches, brouettes, piquets de soudure, etc.). Lorsque les portes basculantes sont apparues sur le marché dans les années 70, Vos s'est timidement lancé dans la production de ces produits. Cependant, il a rapidement changé d'orientation pour devenir distributeur de la société allemande Hörmann dans la province d'Anvers.

En outre, les travaux de construction ont été interrompus afin d'opter pour une double voie commerciale, à savoir le magasin de ferronnerie d'une part (Vos Tools) et les portails d'autre part (Vos Poorten). De l'autre côté de la salle d'exposition sur le Heiken, un terrain appartenant à une ancienne entreprise de matériaux de construction, d'une superficie de 18.000 m², a été acheté en 2014, sur lequel deux locaux multifonctionnels distincts (magasin, entrepôt et bureaux) ont été construits pour les deux entreprises. L'ensemble a nécessité un investissement de quelque 5 millions d'euros.

Croissance naturelle et externe

Alors que Vos Poorten est actif dans toute la province d'Anvers, Vos Tools est plus actif dans un rayon de 25 à 30 kilomètres autour de sa base d'exploitation à Brecht. Outre la croissance naturelle, l'entreprise de matériel a également connu une croissance externe au cours des dernières années. Tout d'abord, Vos Tools a repris le portefeuille de clients d'un fournisseur de Turnhout, spécialisé dans la distribution d'appareils électriques et d'accessoires japonais de la marque Hitachi. En 2016, Vos Tools a repris l'entreprise anversoise d'outillage général Van Proeyen N.V.. Deux ans plus tard, Cop Gereedschapenspecialiaalzaak à Boom a été acquis. Deux ans plus tard, Cop Gereedschapenspecialiaalzaak à Boom a été rachetée et fonctionne encore aujourd'hui sous son propre nom.

"Chez Vos Tools, l'accent est mis principalement sur les entreprises liées à la construction et à l'agriculture, tandis que chez Cop, l'accent est mis davantage sur l'industrie", explique le directeur général Stanny Vos, qui a pris ses fonctions au début des années 1980 en tant que premier membre de la deuxième génération. Depuis lors, ses frères Frank (directeur financier) et Marc (directeur des portes), ainsi que son fils Philip (directeur des achats et de l'informatique), sont également actifs dans l'entreprise familiale. Ensemble, les trois frères détiennent chacun un tiers des parts des deux entités juridiques. Le groupe emploie une soixantaine de personnes, dont 35 chez Vos Tools, 14 chez Vos Poorten (qui a également ouvert un showroom à Rumst en 2016) et 10 chez Cop. L'année dernière, il a réalisé un chiffre d'affaires consolidé de 20 millions d'euros.

Choix de DIMASYS|ENT

Jusqu'à l'automne 2020, Vos Tools et Vos Poorten travaillaient avec un programme de facturation doté d'une fonctionnalité ERP (plutôt) limitée, dont le support a disparu. La solution ne correspondait pas non plus aux besoins actuels du marché en matière de commerce en ligne. La technologie de la base de données s'est également révélée obsolète. Dans sa recherche d'une nouvelle application, Vos Tools a consulté les membres de la centrale d'achat Asamco, dont Stanny Vos est le président. Il s'est avéré que plusieurs d'entre eux utilisaient DIMASYS|ENT d'Infomat à leur entière satisfaction. "Ce qui a également joué en faveur de DIMASYS, c'est le lien entre le module shop et EZ-Base (la base de données sectorielle avec des informations uniformes et riches sur les articles) et les fonctionnalités interentreprises offertes. En outre, COP travaillait depuis 2018 avec la version workgroup de DIMASYS et il suffisait donc de passer à DIMASYS|ENT pour que les deux entreprises se retrouvent sur la même plateforme ERP ", explique Philip Vos.

La famille Vos ne semble pas regretter son choix. Vos Tools a commencé à utiliser DIMASYS|ENT en novembre et, à l'heure actuelle, l'ensemble du système fonctionne correctement, " malgré la formation obligatoire via Teams en raison de corona, qui rend de toute façon l'interaction moins intense ", souligne Frank Vos. M. Vos attribue cette rapidité de mise en œuvre principalement au démarrage avec une toute nouvelle base de données comprenant quelque 50 000 références actives, ainsi qu'à la rapidité et à l'empressement avec lesquels les employés ont assimilé la nouvelle histoire.

Début d'un grand projet de numérisation

En substance, VOS Tools n'en est qu'à quelques étapes de sa nouvelle stratégie de numérisation. La direction semble avoir trouvé en DIMASYS|ENT un partenaire solide pour concrétiser ses ambitions. "La plupart des flux (achats, ventes, gestion des devis, ventes au comptoir, ...) fonctionnent déjà de manière plus que satisfaisante et atteignent à présent leur vitesse de croisière ", déclare Stanny Vos. Le responsable de la société sœur Cop, qui a déjà un projet DIMASYS derrière elle, est également étonné de voir à quel point l'implémentation " quasi sans stress " se déroule bien chez Vos Tools. Frank Vos : "L'introduction de DIMASYS nous a obligés à réorganiser certains processus d'entreprise. Par exemple, les factures d'achat doivent être enregistrées différemment. Nous sommes encore en phase d'apprentissage, mais je suis convaincu que tout se passera bien. Je m'attends en tout cas à une augmentation de la productivité".

Philip Vos n'hésite pas à chiffrer le gain de productivité attendu à 20 % d'ici à la fin 2022. À cette date, le nouveau système WMS, qui sera lié au programme ERP, sera également opérationnel. Un consultant externe en logistique vérifie actuellement l'efficacité de l'entrepôt de Vos Tools. "Aujourd'hui, nous sommes déjà confrontés à un manque d'espace dans l'entrepôt. Si, grâce aux conclusions du consultant et de DIMASYS, nous parvenons à mettre en place une organisation plus efficace, nous créerons sans aucun doute de l'espace supplémentaire dans les locaux existants", déclare Stanny Vos.

Encore beaucoup d'étapes à franchir

Vos Tools semble actuellement être sur la voie rapide de la numérisation. Par exemple, la PME vient de commencer à travailler avec l'EDI, avec un lien automatique entre la confirmation de la commande et la facturation. Le nouveau module de caisse devrait apporter une efficacité supplémentaire tout en rationalisant encore plus les processus administratifs du service réparation. Le module WMS, qui n'a pas encore été installé et qui est en partie équipé d'une fonction de numérisation, devrait permettre de mieux structurer la préparation des commandes (c'est-à-dire de réduire les pertes de temps) et de diminuer le taux d'erreur.

La gestion documentaire de Corsa sera utilisée dans un premier temps pour numériser les notes d'expédition et les rapports d'installation, mais devrait par la suite numériser l'ensemble du flux de factures, tant à l'entrée qu'à la sortie. Au moment de la mise sous presse, le déploiement de l'outil de business intelligence i8 de DIMASYS était en cours. "Nos attentes à l'égard de i8 sont particulièrement élevées. Les statistiques de base fournies par le progiciel de gestion intégré ne nous donnent pas immédiatement la vision et l'aperçu que nous attendons, mais le module DIMASYS Business Intelligence apporte une dimension totalement différente à cet égard. Grâce à i8, DIMASYS nous fournira bientôt des performances hebdomadaires, mensuelles et trimestrielles très claires et nous serons en mesure d'analyser le cours de l'entreprise dans les moindres détails", déclare Frank Vos. Parallèlement au système WMS, Vos Tools va mettre en place une boutique en ligne professionnelle B2B. Cette boutique en ligne offrira également aux clients une plus grande autodétermination : ils pourront vérifier eux-mêmes les commandes qu'ils ont (précédemment) passées et leur statut. Cette fonctionnalité sera également étendue aux réparations.

Professionnalisation et efficacité accrues...

Pour le Groupe Vos, le dossier DIMASYS est une étape supplémentaire dans la professionnalisation de l'entreprise familiale. Nos interlocuteurs sont d'ores et déjà convaincus que "la rationalisation des processus métiers se traduira par une plus grande rapidité de réaction et un suivi plus optimal des dossiers, tant vis-à-vis des clients que des fournisseurs. Un meilleur service à la clientèle et des retours idem sont donc inévitables", peut-on lire. Dans ce contexte, la direction compte également sur le DIMASYS Taskcentre, qui génère automatiquement des notifications pour les personnes concernées lorsqu'un certain point dans le parcours d'un dossier (achat, vente, réparation, etc.) est atteint.

... et partager la connaissance client avec Vos Poorten

La société sœur Vos Poorten migrera également bientôt vers la plateforme DIMASYS afin d'assurer une cohérence au sein du groupe. Beaucoup de clients de Vos Tools et de Vos Gates sont communs. Dans un premier temps, les deux sociétés commenceront à utiliser une base de données clients commune dans un avenir proche. Cela devrait permettre d'améliorer l'approche "Know Your Customer".