Déclaration de confidentialité 

INTRODUCTION 

Bienvenue dans la Déclaration de confidentialité de Kerridge Commercial Systems Limited (KCS), exerçant sous le nom Klipboard. 
Nous respectons votre vie privée et nous engageons à protéger vos données personnelles. La présente déclaration de confidentialité vous informe sur la manière dont nous traitons vos données personnelles lorsque vous visitez notre site internet (quel que soit l’endroit depuis lequel vous y accédez) et vous renseigne sur vos droits en matière de protection des données ainsi que sur la manière dont la loi vous protège. 

Cette déclaration de confidentialité est structurée par niveaux afin de vous permettre d’accéder facilement aux sections spécifiques ci-dessous. Vous pouvez également demander une version PDF de cette politique en envoyant un e-mail à privacynotice@klipboard.com. 
Veuillez également consulter le Glossaire afin de comprendre la signification de certains termes utilisés dans cette déclaration. 

1. INFORMATIONS IMPORTANTES ET QUI NOUS SOMMES
2. LES DONNÉES QUE NOUS COLLECTONS À VOTRE SUJET
3. COMMENT NOUS COLLECTONS VOS DONNÉES PERSONNELLES
4. COMMENT NOUS UTILISONS VOS DONNÉES PERSONNELLES
5. PARTAGE DE VOS DONNÉES PERSONNELLES
6. TRANSFERTS INTERNATIONAUX
7. SÉCURITÉ DES DONNÉES
8. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES
9. VOS DROITS LÉGAUX
10. GLOSSAIRE

1. INFORMATIONS IMPORTANTES ET QUI NOUS SOMMES 

OBJECTIF DE LA PRÉSENTE DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ 

Cette déclaration de confidentialité a pour objectif de vous informer sur la manière dont KCS collecte et traite vos données personnelles via votre utilisation de ce site internet, y compris les données que vous fournissez lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter, achetez un produit ou un service, ou participez à un concours. 

Ce site internet n’est pas destiné aux enfants et nous ne collectons pas sciemment de données concernant des enfants. 

Il est important de lire cette déclaration de confidentialité conjointement avec toute autre notice de confidentialité ou déclaration de traitement que nous pourrions fournir à des moments précis, afin de bien comprendre comment et pourquoi nous utilisons vos données. La présente déclaration complète ces autres notices et ne les remplace pas. 

RESPONSABLE DU TRAITEMENT 

La présente déclaration de confidentialité est émise au nom du groupe KCS. Lorsque nous utilisons les termes « Klipboard », « KCS », « nous », « notre » ou « nos », nous faisons référence à l’entité concernée du groupe KCS responsable du traitement de vos données personnelles. 

Nous avons désigné un délégué à la protection des données (DPO) chargé de répondre à toute question relative à cette déclaration de confidentialité. Pour toute question, y compris pour exercer vos droits légaux, vous pouvez contacter le DPO aux coordonnées ci-dessous. 

COORDONNÉES 

Nom complet de la personne morale :

Kerridge Commercial Systems Limited – exerçant sous le nom Klipboard

Adresse e-mail du DPO :

privacynotice@klipboard.com

Adresse postale ::

Herongate, Charnham Park, Hungerford, Berkshire RG17 0YU

Numéro de téléphone :
+44 (0) 1488 662000

Vous avez le droit d’introduire à tout moment une réclamation auprès de l’Information Commissioner’s Office (ICO), l’autorité britannique de protection des données (www.ico.org.uk). Nous apprécierions toutefois de pouvoir traiter vos préoccupations en premier lieu ; nous vous invitons donc à nous contacter avant de saisir l’ICO. 

MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE DÉCLARATION ET OBLIGATION DE NOUS INFORMER 

Cette version a été mise à jour pour la dernière fois le 11 mars 2025. 

Il est important que les données personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Merci de nous informer de toute modification de vos données au cours de votre relation avec nous. 

 

LIENS VERS DES SITES TIERS 

Ce site peut contenir des liens vers des sites internet, des plug-ins et des applications de tiers. En cliquant sur ces liens ou en activant ces connexions, des tiers peuvent être amenés à collecter ou à partager des données vous concernant. 

Nous n’exerçons aucun contrôle sur ces sites tiers et ne sommes pas responsables de leurs politiques de confidentialité. Lorsque vous quittez notre site, nous vous recommandons de lire la déclaration de confidentialité de chaque site que vous consultez. 

2. LES DONNÉES QUE NOUS COLLECTONS À VOTRE SUJET 

Les données personnelles désignent toute information relative à une personne physique permettant de l’identifier. Cela n’inclut pas les données anonymisées. 

Nous pouvons collecter, utiliser, stocker et transférer différents types de données personnelles, que nous avons regroupés comme suit : 

• Données d'identité : prénom, nom de naissance, nom, nom d’utilisateur ou identifiant similaire, état civil, titre, date de naissance et sexe. 

• Données de contact : adresse de facturation, adresse de livraison, adresse e-mail et numéros de téléphone.

• Données financières : coordonnées bancaires et informations relatives aux cartes de paiement.

• Données de transaction : informations relatives aux paiements effectués ou reçus, ainsi que les détails des produits et services achetés.

• Données techniques : adresse IP, identifiants de connexion, type et version du navigateur, paramètres de fuseau horaire et de localisation, types et versions des plug-ins, système d’exploitation et plateforme, ainsi que d’autres technologies utilisées pour accéder au site.

• Données de profil : nom d’utilisateur et mot de passe, achats ou commandes, centres d’intérêt, préférences, retours et réponses aux enquêtes.

• Données d'utilisation : informations sur la manière dont vous utilisez notre site, nos produits et nos services.

• Données marketing et de communication : vos préférences en matière de réception de communications marketing et vos préférences de communication. 

Nous collectons également des données agrégées (statistiques ou démographiques) à diverses fins. Ces données ne sont pas considérées comme des données personnelles car elles ne permettent pas de vous identifier directement ou indirectement. 

Nous ne collectons aucune catégorie particulière de données personnelles, telles que des informations relatives à votre origine ethnique, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre vie sexuelle, vos opinions politiques, votre appartenance syndicale, votre santé, ou des données génétiques ou biométriques. Nous ne collectons pas non plus de données relatives à des condamnations pénales ou infractions. 

SI VOUS NE FOURNISSEZ PAS DE DONNÉES PERSONNELLES 

Lorsque la loi ou un contrat nous oblige à collecter certaines données personnelles et que vous ne les fournissez pas, nous pourrions être dans l’incapacité d’exécuter le contrat ou de conclure celui-ci (par exemple pour fournir des produits ou services). 
Dans ce cas, nous pourrions être amenés à annuler un produit ou un service, et nous vous en informerons le moment venu. 

3. COMMENT NOUS COLLECTONS VOS DONNÉES PERSONNELLES 

Nous utilisons différentes méthodes pour collecter des données vous concernant, notamment : 

• Interactions directes. Vous pouvez nous fournir vos données d’identité, de contact et financières en remplissant des formulaires ou en communiquant avec nous par courrier, téléphone, e-mail ou tout autre moyen, notamment lorsque vous : 

  • vous inscrivez à nos produits ou services ;

  • créez un compte sur notre site ;

  • vous abonnez à nos services ou publications ;

  • sollicitez des communications marketing ;

  • participez à un concours, une promotion ou une enquête ;

  • nous faites part de vos commentaires. 

• Technologies ou interactions automatisées. Lorsque vous utilisez notre site, nous pouvons collecter automatiquement des données techniques relatives à votre équipement, à votre navigation et à vos habitudes, à l’aide de cookies, journaux de serveurs et technologies similaires. 

• Tiers ou sources accessibles au public. Nous pouvons recevoir des données personnelles vous concernant de la part de tiers ou de sources publiques, notamment : 

  • données techniques provenant d’outils d’analyse (ex. Google) situés hors de l’UE ; 

  • données de réseaux publicitaires ou prestataires de services, dans ou hors de l’UE ; 

  • données d’identité et de contact issues de bases de données publiques telles que Companies House ou les registres électoraux. 

4. COMMENT NOUS UTILISONS VOS DONNÉES PERSONNELLES 

Nous n’utilisons vos données personnelles que lorsque la loi nous y autorise. Le plus souvent, cela se produit dans les situations suivantes: 

• lorsque cela est nécessaire à l’exécution du contrat que nous avons conclu ou sommes sur le point de conclure avec vous ; 

• lorsque cela est nécessaire à la poursuite de nos intérêts légitimes (ou de ceux d’un tiers), à condition que vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts ; 

• lorsque nous devons respecter une obligation légale ou réglementaire. 

Le tableau ci-dessous décrit les finalités pour lesquelles nous utilisons vos données personnelles ainsi que les bases juridiques correspondantes. 

En règle générale, nous ne nous appuyons pas sur votre consentement comme base juridique pour le traitement de vos données personnelles, sauf pour l’envoi de communications de marketing direct de tiers par e-mail ou SMS. 
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en envoyant un e-mail à privacynotice@klipboard.com.

FINALITÉS DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES 

Nous avons présenté ci‑dessous, sous forme de tableau, une description de toutes les façons dont nous prévoyons d’utiliser vos données personnelles, ainsi que les bases juridiques sur lesquelles nous nous appuyons pour le faire. Le cas échéant, nous avons également précisé quels sont nos intérêts légitimes.

OFFRES PROMOTIONNELLES DE NOTRE PART 

Nous pouvons utiliser vos données d’identité, de contact, techniques, d’utilisation et de profil pour comprendre ce que vous souhaitez ou ce dont vous pourriez avoir besoin, ou ce qui pourrait être pertinent pour vous. Sur cette base, nous décidons quels produits, services et offres pourraient vous convenir.

Vous recevrez du matériel marketing de notre part si vous avez demandé des informations, acheté des biens ou des services auprès de nous, ou si vous nous avez fourni vos données dans le cadre d’un concours ou d’une promotion, sauf si vous avez indiqué ne pas souhaiter recevoir ce type de communications.

MARKETING DE TIERCES PARTIES

Nous vous demanderons votre consentement explicite avant de partager vos données personnelles à des fins marketing avec des sociétés extérieures au groupe KCS.

DÉSABONNEMENT

Vous pouvez nous demander, ou demander à des tiers, de cesser de vous envoyer des communications marketing. Pour cela, vous pouvez modifier vos préférences marketing en décochant les cases appropriées ou cliquer sur les liens de désinscription présents dans les messages marketing que vous recevez.
Si vous choisissez de ne plus recevoir de messages marketing, cela ne s'appliquera pas aux données personnelles que vous nous avez fournies lors d’un achat, d’un enregistrement de garantie, d’une expérience produit/service ou dans le cadre d’autres transactions.

COOKIES

Lorsque vous utilisez notre site web, nous pouvons collecter des informations sur votre ordinateur, y compris, lorsque cela est possible, votre adresse IP, votre système d’exploitation, votre type de navigateur, ainsi que les données utilisées pour la gestion du système et l’amélioration de votre expérience. Comme la plupart des sites, notre site utilise des cookies (petits fichiers de données placés sur votre ordinateur) pour reconnaître que votre ordinateur a déjà visité notre site. Cela améliore votre expérience, notamment en enregistrant vos favoris et vos préférences linguistiques.
Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver le téléchargement automatique des cookies dans votre navigateur internet. Vous pourrez toujours utiliser notre site. Les instructions pour bloquer les cookies varient selon le navigateur et figurent généralement dans les pages d’aide de celui‑ci.
Vous pouvez paramétrer votre navigateur pour bloquer tous les cookies, n’en bloquer que certains ou vous avertir lorsque des sites utilisent des cookies. Si vous désactivez ou refusez les cookies, certaines parties de ce site pourraient devenir inaccessibles ou ne pas fonctionner correctement.

MODIFICATION DE LA FINALITÉ

Nous utilisons vos données personnelles uniquement pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si nous estimons raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre finalité compatible avec la finalité initiale.
Si nous devons utiliser vos données personnelles pour une finalité différente, nous vous en informerons et vous expliquerons la base juridique permettant ce traitement.
Nous pouvons traiter vos données personnelles sans votre connaissance ni consentement lorsque la loi nous y autorise ou nous l’impose.

5. DIVULGATION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Il peut être nécessaire de partager vos données personnelles avec les parties ci‑dessous pour les finalités décrites dans le tableau de la section 4.

• Parties au sein du groupe KCS (voir glossaire).

• Parties externes au groupe KCS (voir glossaire).

• Tiers auxquels nous vendons, transférons ou fusionnons des parties de notre entreprise ou de nos actifs. Nous pouvons également chercher à acquérir ou fusionner avec d’autres entreprises. En cas de changement dans notre entreprise, les nouveaux propriétaires peuvent utiliser vos données personnelles selon les modalités décrites dans la présente politique de confidentialité.

Nous exigeons de tous les tiers qu’ils garantissent la sécurité de vos données personnelles et qu’ils les traitent conformément à la loi. Nous n’autorisons pas nos prestataires externes à utiliser vos données personnelles pour leurs propres finalités : ils ne peuvent les traiter que pour des objectifs spécifiques et conformément à nos instructions.

6. TRANSFERTS INTERNATIONAUX

Nous pouvons partager vos données personnelles au sein du groupe KCS. Cela peut entraîner un transfert de vos données personnelles vers des destinations situées en dehors de l’Espace économique européen (EEE).

Certains de nos prestataires externes peuvent également être situés en dehors de l’EEE, ce qui signifie que le traitement de vos données peut impliquer un transfert vers une destination extérieure à l’EEE.

Lorsque nous transférons vos données personnelles en dehors de l’EEE, nous veillons à ce qu’elles bénéficient d’un niveau de protection équivalent en appliquant au moins l’une des garanties suivantes :

• Nous transférons vos données personnelles uniquement vers des pays reconnus par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquat. (Voir : Adéquation de la protection des données dans les pays hors UE.)

• Lorsque nous faisons appel à des sociétés de notre groupe ou à certains prestataires, nous utilisons des contrats types approuvés par la Commission européenne garantissant que les données sont protégées de la même manière qu’en Europe.
  (Voir : Clauses contractuelles types pour le transfert de données vers des pays tiers.)

7. SÉCURITÉ DES DONNÉES

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour empêcher la perte accidentelle de vos données personnelles, leur utilisation ou leur accès non autorisés, leur modification ou leur divulgation.

8. CONSERVATION DES DONNÉES

PENDANT COMBIEN DE TEMPS UTILISONS‑NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Nous ne conservons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons collectées et pour nous conformer aux obligations légales, comptables ou de reporting.

Pour déterminer la durée de conservation appropriée, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de dommage en cas d’utilisation ou divulgation non autorisée, les finalités pour lesquelles nous traitons vos données ainsi que la possibilité d’atteindre ces finalités par d’autres moyens, et les obligations légales applicables.

Vous trouverez plus d’informations sur les durées de conservation applicables à différents aspects de vos données personnelles dans notre politique de conservation, que vous pouvez obtenir en nous envoyant un e‑mail à l’adresse privacynotice@klipboard.com.

Dans certains cas, vous pouvez nous demander d’effacer vos données.
Dans d’autres cas, nous pouvons anonymiser vos données personnelles (afin qu’elles ne puissent plus permettre de vous identifier) à des fins de recherche ou de statistiques. Dans ce cas, nous pouvons utiliser ces informations indéfiniment sans vous en informer davantage.

9. VOS DROITS LÉGAUX

Sous certaines conditions prévues par la législation sur la protection des données, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Demander l’accès à vos données personnelles ;

• Demander la rectification de vos données personnelles ;

• Demander l’effacement de vos données personnelles ;

• Vous opposer au traitement de vos données personnelles ;

• Demander la limitation du traitement de vos données personnelles ;

• Demander le transfert de vos données personnelles ;

• Retirer votre consentement.

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, vous pouvez envoyer un e‑mail à privacynotice@klipboard.com.

 

EN RÈGLE GÉNÉRALE, CELA NE GÉNÈRE AUCUN FRAIS 

Vous n’avez aucun frais à payer pour accéder à vos données personnelles (ou pour exercer l’un de vos autres droits). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande est manifestement infondée ou excessive, ou si vous soumettez des demandes répétitives. Dans ces cas, nous pouvons également refuser de donner suite à votre demande.

CE DONT NOUS AVONS BESOIN

Afin de confirmer votre identité et garantir votre droit d’accès à vos données personnelles (ou à tout autre droit), nous pouvons vous demander des informations spécifiques. Il s’agit d’une mesure de sécurité visant à éviter que des données personnelles ne soient divulguées à une personne qui n’y serait pas autorisée.
Pour accélérer le traitement de votre demande, nous pouvons également vous contacter pour obtenir des informations complémentaires.

DÉLAI DE RÉPONSE

Nous essayons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai d’un mois. Cependant, si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez soumis plusieurs demandes simultanément, nous pouvons avoir besoin d’un délai plus long. Dans ce cas, nous vous en informerons et vous tiendrons régulièrement au courant.

10. GLOSSAIRE

Intérêt légitime : l’intérêt commercial que notre entreprise a à gérer et développer ses activités afin de vous offrir les meilleurs produits/services et l’expérience la plus sûre possible. Avant de traiter vos données sur la base de nos intérêts légitimes, nous examinons les éventuels impacts (positifs et négatifs) pour vous et recherchons une solution équilibrée. Nous n’utilisons pas vos données personnelles pour des activités où vos droits et libertés prévalent sur nos intérêts (sauf si vous avez donné votre consentement ou si la loi l’autorise ou l’exige).

Exécution d’un contrat : traitement de vos données lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie, ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un tel contrat.

Respect d’une obligation légale ou réglementaire : traitement de vos données personnelles lorsque cela est nécessaire pour satisfaire aux obligations légales ou réglementaires qui s’imposent à nous.

TIERS

PARTIES AU SEIN DU GROUPE KCS

Autres entreprises du groupe KCS (agissant en tant que responsables du traitement ou sous‑traitants), situées à l’intérieur ou à l’extérieur de l’EEE, aux États‑Unis ou en Afrique du Sud, fournissant des services informatiques et de gestion des systèmes.

PARTIES EN DEHORS DU GROUPE KCS

Ces parties peuvent être établies à l’intérieur ou à l’extérieur de l’Espace économique européen, par exemple aux États‑Unis ou en Afrique du Sud :

• Prestataires de services informatiques et de gestion des systèmes ;
• Conseillers professionnels, y compris avocats, banquiers, comptables et assureurs, fournissant des services de conseil, bancaires, juridiques, d’assurance ou de comptabilité ;
• Administration fiscale, autorités de contrôle et autres organismes pouvant exiger, dans certains cas, des rapports sur les activités de traitement.
  
  

VOS DROITS LÉGAUX

Vous avez le droit de :

Demander l’accès à vos données personnelles (« demande d’accès de la personne concernée »). Vous pouvez alors recevoir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet et vérifier que nous les traitons de manière légitime.
Demander la rectification des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Vous pouvez demander la correction de données incomplètes ou inexactes. Nous devrons toutefois vérifier l’exactitude des nouvelles données que vous nous fournissez.

Demander l’effacement de vos données personnelles. Vous pouvez nous demander de supprimer vos données lorsque nous n’avons plus de raison valable de les traiter. Vous pouvez également demander l’effacement lorsque vous avez exercé votre droit d’opposition (voir ci‑dessous), lorsque nous avons éventuellement traité vos données de manière illicite ou lorsque nous devons les effacer pour respecter la législation locale. Nous ne pourrons pas toujours accéder à votre demande pour des raisons légales spécifiques ; le cas échéant, nous vous en informerons.

Vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous (ou un tiers) invoquons un intérêt légitime, mais que vous souhaitez vous y opposer en raison de votre situation particulière et de l’impact sur vos droits et libertés fondamentaux. Vous avez également le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing direct. Dans certains cas, nous pouvons démontrer que nous disposons de motifs légitimes impérieux pour traiter vos données, qui prévalent sur vos droits et libertés.

Demander la limitation du traitement de vos données personnelles. Vous pouvez nous demander de suspendre le traitement de vos données dans les situations suivantes :

(a) lorsque vous souhaitez que nous vérifiions l’exactitude des données ;
(b) lorsque l’utilisation des données est illicite mais que vous ne souhaitez pas qu’elles soient effacées ;
(c) lorsque vous avez besoin que nous conservions les données même si nous n’en avons plus besoin, afin d’établir, d’exercer ou de défendre un droit en justice ;
(d) lorsque vous vous êtes opposé au traitement mais que nous devons vérifier l’existence de motifs légitimes impérieux.

Demander la portabilité de vos données personnelles vers vous ou vers un tiers. Nous vous fournirons alors vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Ce droit ne s’applique qu’aux données automatisées pour lesquelles vous nous avez initialement donné votre consentement ou lorsque nous avons utilisé ces données pour exécuter un contrat avec vous.

Retirer votre consentement à tout moment lorsque nous avons besoin de votre consentement pour traiter vos données personnelles.
Le retrait de votre consentement n’affecte toutefois pas la licéité des traitements effectués avant ce retrait.
Si vous retirez votre consentement, il est possible que nous ne puissions plus vous fournir certains produits ou services. Le cas échéant, nous vous en informerons au moment où vous retirez votre consentement.