Caswells Group

À propos de Caswells Group

Caswells Group, fournisseur majeur de consommables industriels, a mis en place ERP One, la solution ERP phare de Klipboard, pendant la période de confinement et
ne l'a jamais regretté depuis !

Le système ERP One a été déployé à distance, car personne ne pouvait se rendre physiquement sur le site en raison des règles strictes de confinement en vigueur.

Bien qu'une nouvelle approche ait dû être adoptée par tous pour mener à bien ce projet, ce fut un franc succès qui a apporté des avantages immédiats à l'entreprise.

« Klipboard a adopté une vision pragmatique du projet et de la manière dont nous allions le mener à bien sans être sur place. Ce que nous avons trouvé important tout au long du processus, c'est qu'il n'est pas nécessaire d'être un expert technique pour réussir l'implémentation : c'est vraiment intuitif, et l'équipe a été formidable », a déclaré John Caswell, chef de projet chez Caswells Group.

James Platt, directeur des opérations, précise :

J'ai fait partie de l'équipe Klipboard qui a livré le projet ERP One chez Caswells, et ce fut un plaisir de travailler avec des personnes partageant les mêmes idées, malgré la période étrange que nous traversions tous.
James Platt - Directeur des opérations chez Caswells Group

Passez à la dernière version d'ERP One

Depuis qu'il a rejoint Caswells, James a effectué la mise à niveau vers la dernière version d'ERP One.

« Nous sommes une entreprise ambitieuse et nous voulons tirer pleinement parti de tout ce qu'ERP One a à offrir. Il est donc logique d'implémenter ces nouvelles fonctions et processus sur la dernière version du logiciel », a déclaré James.

« De cette façon, nous savons que nous profitons de toutes les dernières innovations de Klipboard. Je crois fermement au mantra "Soyez à jour, restez à jour", car il est risqué de laisser votre système métier principal devenir obsolète. Surtout quand tout change si vite autour de nous ! »

J'ai été très impressionné par les objectifs et les ambitions de l'entreprise pour sa stratégie numérique et son infrastructure informatique, axées sur une efficacité accrue et un excellent service client.  

J'ai rejoint Caswells pour aider l'entreprise à passer au niveau supérieur, et j'apprécie vraiment de mener des projets passionnants qui apportent déjà une valeur ajoutée significative.

James Platt - Directeur des opérations chez Caswells Group

Des solutions numériques qui apportent une réelle valeur ajoutée

Caswells a désormais entamé la prochaine étape de sa transformation numérique en implémentant les dernières applications de Klipboard.

Ils ont déployé l'application ERP One ePOD, qui permet aux chauffeurs de télécharger leur feuille de route et d'être guidés vers chaque point de livraison. Une fois sur place, ils peuvent facilement vérifier les marchandises tout en recueillant des signatures ainsi que des photos et images confirmant la livraison.

« L'utilisation de l'ePOD par nos chauffeurs présente d'énormes avantages. Non seulement cela simplifie considérablement le processus de livraison, mais cela garantit également qu'une fois la livraison confirmée, elle est immédiatement disponible pour la facturation », a expliqué James.

« Si le chauffeur détecte un problème, il peut nous en informer immédiatement via l'application. Nous pouvons alors traiter le problème sur place et le résoudre pour notre client. Le fait que le bon de livraison signé et les photos soient instantanément téléchargés dans notre système nous permet d'accéder immédiatement à ces informations en cas de litige », explique James.

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Étendre sa présence sur Internet

Caswells prévoit également d'étendre sa présence sur le Web au-delà des portails personnalisés actuellement proposés à ses clients. L'entreprise considère cela comme un élément central de sa stratégie numérique et souhaite s'assurer que cette démarche soit parfaitement intégrée à sa plateforme métier principale.

L'ouverture d'ERP One est cruciale pour nous. Nous pouvons utiliser les API principales d'ERP One et d'autres outils pour intégrer nos solutions Web de manière transparente. Cela nous permet d'éviter la ressaisie des transactions et tous les risques d'erreurs associés. De plus, il est important que les clients voient les prix et la disponibilité des stocks en temps réel, et qu'ils sachent que dès qu'ils passent commande, nous nous en occupons.

James Platt - Directeur des opérations chez Caswells Group

Réception de marchandises rapide et précise

L'application eReceipts permet à l'équipe de réceptionner et d'enregistrer les marchandises en une seule opération, garantissant ainsi leur prise en compte immédiate. De plus, tout problème détecté peut être signalé électroniquement à l'équipe de direction afin qu'elle puisse intervenir rapidement. « eReceipts change vraiment la donne pour nos processus de préparation de commandes et de traitement des reliquats. Nous constatons désormais que les stocks sont disponibles pour la préparation tout au long de la journée, et non plus seulement une fois que quelqu'un a enfin le temps de saisir les marchandises sur un terminal. »

Autonomiser l'équipe commerciale

James prévoit également d'introduire le portail SalesRep. Cette application permet à l'équipe commerciale itinérante de saisir des commandes sur leur téléphone lors de leurs visites chez les clients.

« L'utilisation d'ePOD par nos chauffeurs présente d'énormes avantages », déclare James. « Non seulement cela simplifie considérablement le processus de livraison, mais cela garantit également qu'une fois la livraison confirmée, elle est immédiatement disponible pour la facturation. Si le chauffeur détecte un problème, il peut nous en informer immédiatement via l'application. Nous pouvons alors traiter le problème sur place et le résoudre pour notre client. Le fait que le bon de livraison signé et les photos soient instantanément téléchargés dans notre système nous permet d'accéder immédiatement à ces informations en cas de litige. »

Nous avons déjà fourni une mine d'informations à notre équipe commerciale pour les aider à mieux comprendre les besoins de nos clients, il est donc tout naturel d'automatiser complètement ce processus. Naturellement, ils sont tous très enthousiastes quant aux avantages que cela apportera.

James Platt - Directeur des opérations chez Caswells Group

Donnez à vos collaborateurs les moyens de prendre des décisions fondées sur des données !

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Tableaux de bord intelligents

« Notre équipe de direction dispose également des tableaux de bord intelligents ERP One sur ses téléphones. Résultat : ils ont une vue en temps réel des réservations, de la facturation et d'autres données clés. Cela leur permet de rester en contact permanent avec l'activité, quel que soit l'endroit où ils se trouvent », explique James.

Analyses personnalisées

James et son équipe ont également mis en place une gamme d'espaces de travail ERP One. Il s'agit d'écrans sur mesure regroupant toutes les informations, tableaux de bord et indicateurs de performance (KPI) nécessaires pour aider la direction à visualiser l'activité de l'entreprise et à intervenir si besoin.

James précise : « Par exemple, notre responsable d'entrepôt apprécie la visibilité que cela lui offre sur ce qui se passe dans nos installations à tout moment. Il peut suivre les activités et les tâches, et s'assurer que les ressources sont utilisées au mieux pour répondre aux besoins de nos clients. Notre processus de broderie consiste à ajouter des logos et d'autres détails sur nos vêtements ; l'utilisation du processus d'ordres de fabrication d'ERP One pour gérer cela a considérablement amélioré notre efficacité. »

Non seulement nous contrôlons mieux nos marges, mais il peut voir immédiatement l'état de préparation de toutes les commandes à expédier, le tout depuis un seul écran. La possibilité de personnaliser si facilement ces espaces de travail ERP One est essentielle pour garantir que notre équipe accède aux bonnes informations au bon moment.

James Platt - Directeur des opérations chez Caswells Group

Le tableau de bord d'ERP One vous offre une vision en temps réel de vos données commerciales, opérationnelles et financières, vous permettant d'identifier les domaines de votre entreprise qui nécessitent le plus d'attention. Vous pouvez explorer des données spécifiques et suivre votre progression par rapport aux KPI en quelques clics.

Une vue client unique permet à votre personnel d'accéder aux données dont il a besoin, au moment où il en a besoin. Donnez à vos équipes les moyens de prendre de meilleures décisions et de réagir rapidement aux demandes des clients.

Performance financière et analyse à portée de main !

Consolidez vos finances, réduisez vos coûts et diminuez la paperasse avec la dernière version d'ERP One. Cette plateforme numérique robuste vous donne un accès immédiat à des informations de gestion de haut niveau, avec la possibilité d'analyser en détail chaque transaction. Elle vous offre un support complet pour gérer efficacement vos débiteurs, créanciers, trésorerie et autres ressources depuis une solution ERP centralisée.

Les capacités de gestion financière intégrées, au cœur d'ERP One, ont permis à l'équipe financière de développer davantage les outils de gestion dont l'entreprise a besoin. Par exemple, grâce à la création d'écritures automatiques reflétant toutes les transactions, ils sont parfaitement à jour sur l'activité et ont déjà bénéficié des gains d'efficacité que cela procure.

Traitement automatisé des factures fournisseurs

« Nous allons également bientôt mettre en œuvre EasyAP, la solution de Klipboard qui permet de recevoir les factures fournisseurs par e-mail, puis de les télécharger automatiquement dans notre système et de les rapprocher de nos bons de commande. Comme l'un des membres de notre équipe financière prévoit de nous quitter prochainement, nous avons estimé que c'était le bon moment pour lancer ce projet », a déclaré James.

Il a ajouté : « Non seulement cela automatise un processus qui peut être très chronophage, mais cela libérera également du temps pour que notre équipe financière puisse s'impliquer davantage dans nos opérations quotidiennes et utiliser ses compétences pour aider les autres services. Nous sommes également très enthousiastes à l'idée de réduire considérablement notre consommation de papier et d'énergie, et de voir tous ces documents archivés automatiquement. »

Passer au zéro papier signifie supprimer les coûts d'impression et de stockage, tout en facilitant la récupération des documents dans notre système. En conséquence, cela booste considérablement notre productivité tout en offrant des avantages environnementaux supplémentaires.

Comme je l'ai dit plus tôt, durabilité et rentabilité vont vraiment de pair, et ERP One nous aide à atteindre notre objectif de réduction significative de notre empreinte carbone.

James Platt - Directeur des opérations chez Caswells Group

Gérez le traitement de vos factures fournisseurs grâce à EasyAP

Une solution sophistiquée qui vous permet de télécharger électroniquement vos factures fournisseurs depuis des pièces jointes par e-mail directement dans ERP One. Une fois importées, ces factures sont automatiquement rapprochées et stockées dans ERP One, éliminant ainsi les coûts liés à la saisie manuelle et à l'impression.

Gagnez du temps et de l'argent, tout en réduisant le gaspillage !

Grâce à un accès rapide aux informations clients et financières nécessaires au recouvrement des créances, votre équipe peut explorer les transactions pour accéder aux détails des commandes et des livraisons. Ils peuvent également consulter les éventuelles requêtes et disposer de toutes les informations nécessaires pour accomplir leur travail efficacement !

L'avenir est prometteur : l'avenir est numérique pour Caswells

L'entreprise a également des projets ambitieux pour tirer parti de la puissance d'ERP One afin d'accroître son efficacité en automatisant un certain nombre de ses processus d'entrepôt.

James a expliqué : « Nous gérons nos opérations d'entrepôt avec une grande rigueur. Nous nous efforçons toujours de livrer les marchandises à nos clients à temps, à chaque fois. Cependant, nous constatons que la mise en œuvre de la toute dernière suite eWarehouse d'ERP One nous rendra encore plus efficaces et nous aidera à gérer physiquement nos stocks. Les applications numériques sont simples à utiliser tout en étant puissantes. Elles nous aideront réellement à automatiser davantage nos processus quotidiens et à réduire le gaspillage et l'utilisation de papier. »

« Chez Caswells, nous ne restons pas immobiles ; nous sommes une entreprise très ambitieuse et nous cherchons continuellement à nous améliorer. C'est fantastique qu'ERP One ait tant à offrir à notre entreprise et, en fin de compte, à nos clients. Nous sommes tous très enthousiastes à l'idée d'avoir entamé notre transformation numérique. Nous avons constaté d'énormes améliorations dans ce que nos systèmes ont à offrir jusqu'à présent, et nous nous engageons à tirer parti de toutes les dernières innovations dès qu'elles seront disponibles », a-t-il ajouté.

« C'est pourquoi il est si important pour nous de passer à la dernière version et de nous assurer que nous sommes toujours en mesure de le faire. Le soutien offert par l'équipe de Klipboard à Caswells est aussi solide et professionnel aujourd'hui qu'il l'était lorsque j'ai rejoint l'entreprise. Nous pensons qu'il est inégalé, et c'est extrêmement important pour nous alors que nous allons de l'avant. Nous savons que nous avons choisi le bon partenaire pour continuer à développer notre activité au cours des prochaines années », a poursuivi James.

Klipboard est fier d'accompagner Caswells dans sa transformation numérique : la dernière version d'ERP One a beaucoup à offrir à l'entreprise.

James Mitchell - Directeur général chez Klipboard

ERP One : La plateforme numérique solide pour votre avenir

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