Caswells Group
Over Caswells Group
Caswells Group, een toonaangevende leverancier van industriële verbruiksartikelen, implementeerde tijdens de lockdown ERP One, de paradepaardje-ERP-oplossing van Klipboard, en
heeft sindsdien niet meer achterom gekeken!
Het ERP One-systeem werd op afstand geïmplementeerd, aangezien niemand fysiek op locatie kon komen toen er strikte lockdownregels golden.
Hoewel iedereen een nieuwe aanpak moest hanteren om het project te voltooien, was het een groot succes dat het bedrijf onmiddellijke voordelen opleverde.
'Klipboard keek pragmatisch naar het project en hoe we het van A naar B konden brengen zonder fysiek aanwezig te zijn. Wat we gedurende het hele proces belangrijk vonden, is dat je geen technisch wonder hoeft te zijn om de implementatie tot een succes te maken; het is echt intuïtief en het was geweldig om met het team samen te werken,' aldus John Caswell, Projectmanager bij Caswells Group.
James Platt, Operations Director, licht toe:
Ik maakte deel uit van het Klipboard-team dat het ERP One-project bij Caswells heeft opgeleverd, en het was een genoegen om met zulke gelijkgestemden te werken, ondanks de vreemde tijden waarin we ons allemaal bevonden.
James Platt - Operations Director bij Caswells Group
Upgrade naar de nieuwste ERP One
Sinds hij bij Caswells is gekomen, heeft James een upgrade uitgevoerd naar de nieuwste versie van ERP One.
'Wij zijn een ambitieus bedrijf en willen volledig profiteren van alles wat ERP One te bieden heeft. Daarom is het logisch om deze nieuwe functies en processen op de nieuwste softwareversie te implementeren,' zei James.
'Op die manier weten we zeker dat we gebruikmaken van alle nieuwste innovaties van Klipboard. Ik geloof heilig in het mantra “Get current, stay current”, omdat het onverstandig is om je kernbedrijfssysteem te laten verouderen. Zeker omdat er om ons heen zoveel zo snel verandert!'
Ik was erg onder de indruk van de doelen en ambities die het bedrijf had voor zijn digitale strategie en IT-infrastructuur, die gericht waren op het leveren van meer efficiëntie en een uitstekende klantenservice.
Ik ben bij Caswells gaan werken om het bedrijf te helpen naar het volgende niveau te tillen, en ik geniet er echt van om boeiende projecten op te leveren die nu al aanzienlijke waarde toevoegen.
James Platt - Operations Director bij Caswells Group
Digitale oplossingen die echt waarde toevoegen
Caswells is inmiddels begonnen aan de volgende fase van hun digitale reis door de nieuwste apps van Klipboard te implementeren.
Ze hebben de ERP One ePOD-app uitgerold, waarmee chauffeurs hun afleverlijst kunnen downloaden en vervolgens naar elk afleveradres worden geleid. Eenmaal daar kunnen ze eenvoudig de goederen afvinken en handtekeningen, foto's en afbeeldingen vastleggen die de levering bevestigen.
'Het gebruik van ePOD door onze chauffeurs levert enorme voordelen op. Het maakt het leveringsproces niet alleen veel eenvoudiger, maar zorgt er ook voor dat zodra een levering is bevestigd, deze direct beschikbaar is voor facturering,' legde James uit.
'Als de chauffeur een probleem ontdekt, kan hij ons direct via de app op de hoogte stellen. Wij kunnen het probleem dan ter plekke aanpakken en oplossen voor onze klant. Het feit dat de getekende POD en foto's direct naar ons systeem worden geüpload, betekent dat we bij een geschil direct toegang hebben tot deze informatie,' aldus James.
Leveren aan uw klanten met ERP One ePOD
- Bewijs van aflevering eenvoudig gemaakt!
- Houd uw klanten op de hoogte
- Voeg handtekeningen en foto's toe aan POD's!
Ontdek digitale oplossingen die zorgen voor een betere klantenservice en u verbinden met uw klanten en leveranciers.
Uitbreiding van de online aanwezigheid
Caswells is ook van plan om zijn online aanwezigheid uit te breiden voorbij de gepersonaliseerde portalen die momenteel aan klanten worden aangeboden. Het bedrijf ziet dit als een kernelement van zijn digitale strategie en wil ervoor zorgen dat dit volledig geïntegreerd is met het kernbedrijfsplatform.
De openheid van ERP One is cruciaal voor ons. We kunnen de kern-API's en andere tools van ERP One gebruiken om onze weboplossingen naadloos te integreren. Zo voorkomen we dat we transacties opnieuw moeten invoeren en vermijden we alle mogelijke fouten. Bovendien is het belangrijk dat klanten real-time prijzen en voorraadbeschikbaarheid zien en weten dat we direct voor hen aan de slag gaan zodra ze hun bestelling plaatsen.
James Platt - Operations Director bij Caswells Group
Snelle en nauwkeurige goederenontvangst
De eReceipts-app stelt het team in staat om goederen in één handeling te ontvangen en te boeken, waardoor ze direct geregistreerd staan. Bovendien kunnen eventuele problemen elektronisch worden gemeld aan het managementteam, zodat zij snel actie kunnen ondernemen. 'eReceipts maakt echt een verschil voor ons proces van orderverzameling en het afhandelen van backorders. We merken nu dat de voorraad gedurende de hele dag beschikbaar is voor orderverzameling, en niet pas wanneer iemand eindelijk tijd heeft om de goederen bij een terminal in te boeken.'
Het salesteam versterken
James is ook van plan om het SalesRep Portal te introduceren. Met deze app kan het buitendienstteam tijdens klantbezoeken direct bestellingen invoeren op hun telefoon.
'Het gebruik van ePOD door onze chauffeurs levert enorme voordelen op,' zegt James. 'Het maakt het afleverproces niet alleen veel eenvoudiger, maar zorgt er ook voor dat een levering direct na bevestiging klaarstaat voor facturatie. Als de chauffeur een probleem ontdekt, kan hij ons direct via de app op de hoogte stellen. Wij kunnen het probleem dan ter plekke aanpakken en oplossen voor onze klant. Het feit dat de getekende POD en foto's direct naar ons systeem worden geüpload, betekent dat we bij een geschil direct toegang hebben tot deze informatie.'
We hebben ons salesteam al voorzien van een schat aan informatie om hen te helpen de behoeften van onze klanten beter te begrijpen, dus het is logisch om dit proces volledig te automatiseren. Uiteraard zijn ze allemaal erg enthousiast over de voordelen die dit met zich mee zal brengen.
James Platt - Operations Director bij Caswells Group
Stel uw medewerkers in staat om datagestuurde beslissingen te nemen!
Business intelligence wordt eenvoudig met ERP One. Onze innovatieve oplossingen bieden vanaf de eerste dag krachtige zakelijke inzichten en zorgen voor verbeterde managementinformatie in uw hele organisatie. Neem beter onderbouwde beslissingen met ERP One!
Slimme dashboards
'Ons senior managementteam heeft ook ERP One Smart Dashboards op hun telefoon. Hierdoor kunnen ze direct een live overzicht zien van boekingen, facturatie en andere belangrijke gegevens. Zo blijven ze volledig betrokken bij het bedrijf, waar ze ook zijn,' legt James uit.
Inzichten op maat
James en zijn team hebben ook een reeks ERP One Workplaces geïntroduceerd. Dit zijn schermen op maat die alle informatie, dashboards en KPI's bevatten die het management nodig heeft om te zien wat er in het bedrijf gebeurt en om in te grijpen waar nodig.
James vertelt: 'Onze magazijnmanager is bijvoorbeeld erg blij met het inzicht dat dit hem op elk moment geeft in wat er in onze faciliteit gebeurt. Hij kan de activiteiten en taken nauwgezet volgen en ervoor zorgen dat middelen optimaal worden ingezet om aan de behoeften van onze klanten te voldoen. Ons borduurproces omvat het toevoegen van klantlogo's en andere details aan onze kleding, dus het gebruik van het ERP One-werkorderproces om dit te beheren heeft onze efficiëntie aanzienlijk verbeterd.'
We beheersen niet alleen onze marges beter, maar hij kan ook direct de status van alle te verzenden bestellingen zien – en dat allemaal vanaf één scherm. De mogelijkheid om deze ERP One Workplaces zo eenvoudig te verfijnen is essentieel om ervoor te zorgen dat ons team de juiste informatie op het juiste moment ziet.
James Platt - Operations Director bij Caswells Group
Het dashboard van ERP One geeft u real-time inzicht in uw verkoop-, operationele en financiële gegevens, waardoor u kunt identificeren welke onderdelen van uw bedrijf de meeste aandacht vereisen. U kunt inzoomen op specifieke gegevens en uw voortgang ten opzichte van KPI's volgen met slechts een paar klikken.
Met een integraal klantbeeld zorgt u ervoor dat uw medewerkers de gegevens die ze nodig hebben kunnen inzien wanneer dat nodig is. Stel uw teams in staat om betere beslissingen te nemen en snel te reageren op klantbehoeften.
Financiële prestaties en analyses binnen handbereik!
Consolideer uw bedrijfsfinanciën, verlaag de kosten en verminder het papierwerk met de nieuwste versie van ERP One. Het solide digitale platform geeft u direct toegang tot managementinformatie op hoog niveau en de mogelijkheid om door te zoomen naar gedetailleerde transacties. Het biedt u volledige ondersteuning om uw debiteuren, crediteuren, kasstromen en andere middelen effectief te beheren vanuit één centrale ERP-oplossing.
De geïntegreerde financiële beheermogelijkheden die de kern vormen van ERP One, hebben het financiële team in staat gesteld de managementtools die het bedrijf nodig heeft verder te ontwikkelen. Met het aanmaken van automatische journaalposten om alle transacties weer te geven, zijn ze bijvoorbeeld volledig op de hoogte van wat er gebeurt en hebben ze al geprofiteerd van de efficiëntie die dit biedt.
Geautomatiseerde verwerking van leveranciersfacturen
'We zullen binnenkort ook EasyAP implementeren, de oplossing van Klipboard waarmee leveranciersfacturen via e-mail kunnen worden ontvangen, vervolgens automatisch in ons systeem worden geüpload en worden gekoppeld aan onze inkooporders. Omdat een van onze financiële medewerkers ons binnenkort gaat verlaten, vonden we dit het juiste moment om dit project op te starten,' aldus James.
Hij voegde eraan toe: 'Dit automatiseert niet alleen een proces dat arbeidsintensief kan zijn, maar het maakt ook tijd vrij voor ons financiële team om meer betrokken te raken bij onze dagelijkse operaties en hun vaardigheden in te zetten om anderen in het bedrijf te helpen. We zijn ook erg enthousiast over de mogelijkheid om het papier- en energieverbruik aanzienlijk te verminderen en om al deze documenten automatisch te laten archiveren.'
Digitaal werken betekent in dit opzicht geen print- of opslagkosten en het eenvoudig terugvinden van documenten in ons systeem. Dit zorgt voor een aanzienlijke productiviteitsboost en levert tegelijkertijd nog meer milieuvoordelen op.
Zoals ik al eerder zei, gaan duurzaamheid en winstgevendheid echt hand in hand, en ERP One helpt ons bij het bereiken van ons doel om onze ecologische voetafdruk aanzienlijk te verkleinen.
James Platt - Operations Director bij Caswells Group
Beheer de verwerking van uw inkoopfacturen met EasyAP
Een geavanceerde oplossing waarmee u inkoopfacturen uit e-mailbijlagen rechtstreeks elektronisch kunt uploaden naar ERP One. Zodra ze zijn geïmporteerd, worden deze facturen automatisch gematcht en opgeslagen in ERP One, waardoor de kosten voor handmatige gegevensinvoer en printwerk komen te vervallen.
Bespaar tijd en geld – en verminder verspilling!
Met snelle toegang tot de klant- en financiële gegevens die nodig zijn om openstaande posten te innen, kan uw team doorklikken op transacties om order- en leveringsdetails in te zien. Ze kunnen ook eventuele vragen bekijken en zijn volledig op de hoogte om hun werk efficiënt uit te voeren!
De toekomst ziet er rooskleurig uit - de toekomst is digitaal voor Caswells
Het bedrijf heeft ook ambitieuze plannen om de kracht van ERP One te benutten voor meer efficiëntie door een aantal magazijnprocessen te automatiseren.
James legde uit: 'We runnen een zeer strakke magazijnoperatie. We streven er altijd naar om de goederen op tijd bij onze klanten te krijgen, elke keer weer. We zien echter dat de implementatie van de nieuwste ERP One eWarehouse-suite ons nog efficiënter zal maken en ons zal helpen onze voorraad fysiek te beheren. De digitale apps zijn eenvoudig in gebruik en toch krachtig. Ze zullen ons echt helpen om meer van onze dagelijkse processen te automatiseren en verspilling en papierverbruik te verminderen.'
'We staan bij Caswells niet stil; we zijn een zeer ambitieus bedrijf en zoeken continu naar verbeteringen. Het is fantastisch dat ERP One zoveel te bieden heeft aan ons bedrijf en uiteindelijk aan onze klanten. We zijn allemaal erg enthousiast dat we aan onze digitale reis zijn begonnen. We hebben tot nu toe enorme verbeteringen gezien in wat onze systemen te bieden hebben, en we zijn vastbesloten om gebruik te maken van alle nieuwste innovaties zodra deze beschikbaar komen,' voegde hij eraan toe.
'Daarom is het zo belangrijk voor ons om over te stappen op de nieuwste release en ervoor te zorgen dat we altijd in de positie zijn om dat te doen. De ondersteuning die het Klipboard-team aan Caswells biedt, is nu net zo sterk en professioneel als toen ik bij het bedrijf werkte. We vinden dat deze ongeëvenaard is, en dat is enorm belangrijk voor ons terwijl we vooruitkijken. We weten dat we de juiste partner hebben gekozen om onze bedrijfsactiviteiten de komende jaren verder uit te bouwen,' vervolgde James.
Klipboard is er trots op Caswells te ondersteunen op hun digitale reis - de nieuwste release van ERP One heeft het bedrijf veel te bieden.
James Mitchell - Managing Director bij Klipboard
ERP One: Het sterke digitale platform voor uw toekomst
Ga digitaal, vergroot uw winst
Waar u zich ook bevindt op uw digitale reis, het vergroten van de winst van uw bedrijf wordt makkelijker met het juiste platform om uw bedrijf in beweging te houden. Integreer en beheer eenvoudig uw kernprocessen met een digitaal platform dat is ontworpen voor uw bedrijf, zowel voor nu als voor de komende jaren.
De nieuwste versie van ERP One beschikt over alle tools die u nodig heeft om uw digitale strategie uit te voeren en beter te concurreren in de verbonden wereld van vandaag. Ga nu digitaal en vergroot uw winst voor de toekomst.
