ECK

En 2009, l'entreprise ECK, basée à Hulshout, a fêté son quinzième anniversaire. Ce grossiste en cuisines et sanitaires, qui compte aujourd'hui environ 25 employés, a connu une croissance régulière et a constaté que le progiciel de gestion intégré d'origine ne répondait plus aux exigences d'une entreprise de plus grande taille. C'est pourquoi le directeur Johan Van Loock et ses collaborateurs ont commencé à chercher une alternative performante au système existant. La solution a été rapidement trouvée chez Infomat, qui dispose avec Dimasys de l'outil quasi parfait.

Une entreprise unipersonnelle modeste au départ

Pour bien comprendre, il faut retracer l'histoire d'ECK (Electro en Sani Center Kempen). Johan Van Loock : "Au début, en 1994, ECK était une entreprise individuelle très modeste, et j'ai vendu mon premier appareil à un détaillant local de cuisines. Bien que l'accent ait d'abord été mis sur les appareils électriques encastrables, de plus en plus de produits complémentaires ont été ajoutés au fil des ans. L'innovation la plus importante a été l'ajout d'une offre d'articles sanitaires, qui continue de croître et représente aujourd'hui environ 40 % des ventes. "Actuellement, ECK se compose de deux départements : Cuisine et Plomberie. Chaque département compte trois vendeurs internes et, au total, six représentants sont sur la route pour ECK, dans toute la Flandre, et même jusqu'à la côte. Le reste du personnel se compose d'un responsable logistique, de trois magasiniers et de trois chauffeurs. ECK est d'ailleurs un véritable grossiste. Cela signifie que nous ne disposons que d'une minuscule salle d'exposition et que nous ne vendons jamais directement au consommateur final. Au contraire, nous travaillons en partenariat avec des cuisinistes et des installateurs sanitaires, avec lesquels nous collaborons harmonieusement.

L'application ERP nous a permis de rationaliser nos processus commerciaux et d'augmenter considérablement la productivité de nos employés. Les documents générés par le système soulignent l'effort de professionnalisation que nous avons fait avec l'introduction de DIMASYS|ENT. Notre personnel de vente sur le terrain, présent dans le monde entier, peut accéder au VPN de n'importe où et à n'importe quel moment, pour saisir ses commandes ou vérifier ses stocks en temps réel.

Flexibilité et orientation client

Tout au long de l'entretien avec M. Van Loock, deux concepts reviennent sans cesse : la flexibilité et l'orientation client. La mission d'ECK est de se différencier des organisations plus grandes et plus lourdes. Elle le fait, par exemple, en traitant les commandes de manière beaucoup plus flexible. Il va sans dire qu'un système ERP performant tel que Dimasys joue un rôle crucial à cet égard. "Nous sommes une jeune entreprise qui doit pouvoir répondre avec fraîcheur, rapidité et souplesse aux exigences des clients, qui peuvent compter sur une personnalisation maximale. Chez nous, vous n'écoutez pas indéfiniment toutes sortes de mélodies au téléphone ; au contraire, vous êtes immédiatement aidé par le collaborateur que vous avez au bout du fil. Il recherche avec le client la meilleure solution. Prendre les commandes : normalement, tout ce qui est commandé avant 15 heures est garanti d'être livré le lendemain. Toutefois, s'il s'agit d'une commande urgente passée plus tard dans l'après-midi, nous faisons tout notre possible pour garantir la livraison le lendemain. Nous vous demandons simplement de ne pas en abuser, car une urgence doit rester une urgence. Pour garantir un tel service, il faut évidemment disposer d'un système qui gère au mieux le flux de travail interne.

Vivre avec Dimasys

"C'est pourquoi nous avons commencé à chercher une solution dans le courant de l'année 2008 et c'est ainsi que nous avons abouti à Infomat. Nous avons signé un accord début 2009 et nous avons finalement commencé à utiliser Dimasys le 1er janvier 2010. Nous avons commandé la quasi-totalité du progiciel, les modules les plus importants pour nous étant l'administration commerciale et la logistique. Le module logistique est crucial pour nous, car nous sommes une entreprise de logistique qui doit gérer ses commandes et ses livraisons autant que possible. En raison de l'importance de cette composante, nous nous sommes longuement entretenus avec les collaborateurs d'Infomat, qui ont collaboré de manière très flexible avec notre personnel pour paramétrer le système. Si les grandes lignes du module logistique ont été conservées, certaines petites choses ont dû être écrites selon nos spécifications. D'ailleurs, aujourd'hui encore, nous procédons à des ajustements afin de tirer le meilleur parti du programme". Même si, au moment de l'entretien (mai 2010), ECK est encore en train de construire le système, une première évaluation est déjà positive. "Nous découvrons encore les capacités du Dimasys volp. Nous avons aussi, par exemple, le module de boutique en ligne, mais il n'est pas encore totalement opérationnel. On peut dire que nous avons fait un choix très conscient et que nous mettons progressivement en œuvre de nouvelles fonctionnalités. Pour notre personnel aussi, il faut s'habituer, on ne change pas des habitudes de longue date du jour au lendemain." "Ce que je peux affirmer dès à présent, c'est que ce système ERP est très complet. Il permet également d'aller dans le détail dans différents domaines. Prenons par exemple notre ancien système de devis, le bon de commande et enfin la facture. À l'époque, il fallait tout réintroduire à plusieurs reprises, alors qu'aujourd'hui, vous introduisez les données une seule fois au début du processus, ce qui vous permet de gagner un temps non négligeable. Ou encore le problème que nous rencontrions lorsque plusieurs appareils étaient vendus, mais qu'il n'y avait pas assez d'appareils disponibles. La commande était alors attribuée au premier acheteur, tandis que les autres attendaient peut-être leurs produits un mois de plus. Avec Dimasys, ce n'est plus le cas".

Nouvel espace de stockage supplémentaire

Pour ce qui est de l'avenir, il est évidemment un peu trop tôt pour en parler. Mais nous voulions tout de même savoir comment les clients percevaient le transfert. "Je peux le décrire brièvement comme suit : le transfert s'est bien déroulé et les clients n'ont pas ressenti d'effets négatifs. Je voudrais ajouter qu'avec Dimasys, ce sont les détails professionnels qui font la différence. C'est aussi ce que nous faisons chez ECK : nous voulons toujours rester à la pointe du progrès et continuer à investir dans la croissance.