Policy mot mutor och korruption

1. Policydokument

KCS Group består av Kerridge Commercial Systems Limited och dess dotterbolag i alla länder där verksamhet bedrivs (”Företaget”).

Det är KCS Groups policy att bedriva all verksamhet ärligt och utan användning av korrupta metoder eller mutor för att uppnå eller erhålla otillbörliga fördelar.

Koncernen är fullt engagerad i att upprätthålla de högsta juridiska och etiska standarderna i all affärsverksamhet. Detta ska återspeglas i varje aspekt av vårt sätt att arbeta. Vi ska agera med integritet i alla affärssammanhang. Mutor och korruption skadar samhällen och hindrar ekonomisk tillväxt och utveckling.

Detta åtagande är också ett juridiskt krav. Mutbrott är ett straffrättsligt brott i Storbritannien och i de flesta länder där vi verkar. Korrupta handlingar kan leda till åtal, böter, fängelse och skada företagets rykte.

Policyn har antagits av företagets styrelse och gäller för alla som är involverade i vår verksamhet. Styrelsen ser med yttersta allvar på dessa frågor och tolererar inga former av mutor eller korruption från någon av våra medarbetare eller samarbetspartner.

Denna policy gäller alla företag och verksamheter inom koncernen – inklusive relationer med leverantörer, partners och tredje part.

Alla medarbetare, både heltids- och deltidsanställda, projektanställda, konsulter, styrelseledamöter, agenter, återförsäljare och andra tredje parter som agerar för företagets räkning (gemensamt kallade ”arbetstagare”) måste följa denna policy, oavsett i vilket land de verkar.

2. Vad är mutor och korruption?

Mutor och korruption kan definieras på olika sätt i lagstiftning, men de grundläggande principerna är universella.

• Mutor innebär att erbjuda, utlova, ge, begära eller ta emot en förmån som ersättning för en handling som är olaglig, oetisk eller innebär ett brott mot förtroende.
• Korruption innebär missbruk av makt eller ställning (inom offentlig sektor eller företag) för egen vinning.

Syftet med mutor eller korruption är att påverka mottagarens agerande på ett sätt som är oärligt eller otillbörligt.

Detta kan röra upphandling, tillstånd, tull, beskattning, import/export – eller andra administrativa processer. Tidpunkten för mutan (före eller efter ett beslut) saknar betydelse.

3. Vad är en muta?

En muta kan ta många former, men den har alltid ett korrupt syfte där båda parter förväntas vinna på handlingen. En muta kan till exempel vara:

• Ett direkt eller indirekt löfte, erbjudande eller godkännande av något av värde.
• Erbjudande eller mottagande av provision, lån, avgift, belöning eller annan förmån.
• Bidrag, donationer eller röster avsedda att utöva otillbörlig påverkan.

4. Vem kan begå mutbrott eller agera korrupt?

nligt lagen kan mutor eller korruption begås av:

• En anställd, chef eller styrelseledamot.
• En person som agerar för företagets räkning, t.ex. agent, återförsäljare eller affärspartner.
• Individer eller organisationer som tillåter att någon annan begår dessa handlingar å deras vägnar.

Korrupta handlingar involverar ofta (men inte alltid) offentliga tjänstemän eller deras närstående. Det kan vara:

• En offentlig tjänsteman, inhemsk eller utländsk.
• En politisk kandidat eller partiföreträdare.
• En representant för en myndighet, tillsynsorgan eller statligt kontrollerad organisation.

5. Vad säger lagen?

Mutor är olagligt i de flesta andra länder där vi är verksamma. I Storbritannien förbjuder Bribery Act 2010 inte bara mutor och korruption, utan kräver också att företag implementerar förebyggande åtgärder för att förhindra dessa handlingar – även om de sker utomlands.

I USA regleras detta av FCPA (Foreign Corrupt Practices Act), som förbjuder att erbjuda pengar, gåvor eller andra värden till utländska tjänstemän för att påverka beslut. FCPA gäller både amerikanska och icke-amerikanska företag som har anknytning till USA, även genom digitala eller finansiella system.

Brott mot dessa lagar kan leda till höga böter och fängelse (upp till 20 år i vissa fall).

6. Dina skyldigheter

Du får under inga omständigheter lova, erbjuda, ge, begära eller ta emot en muta under din anställning eller när du agerar för företagets räkning – vare sig det gäller dig själv, din familj, vänner eller affärsbekanta.

Mutor omfattar inte bara pengar. Det kan även vara:

• ”Facilitation payments” (små, informella betalningar för att skynda på administrativa processer).
• Politiska bidrag, donationer eller sponsring med otillbörlig avsikt.
• Gåvor, gästfrihet eller förmåner som syftar till att påverka beslut.

Brott mot denna policy kan leda till disciplinära åtgärder och avsked. Avtal med externa parter som bryter mot policyn kommer att avslutas omedelbart.

7. Förebyggande åtgärder

Styrelsen kommer att vidta följande åtgärder för att motverka mutor och korruption:

7.1 Riskbedömning

Identifiering av riskområden där företaget kan vara sårbart för mutor eller korruption. Riskbedömning ska vara en kontinuerlig process med aktiv kommunikation mellan styrelse, ledning, anställda och relevanta affärspartners.

7.2 Korrekt bokföring och rapportering

Felaktig redovisning kan leda till allvarliga mutbrott. Företaget ska säkerställa korrekta och transparenta bokföringsrutiner i alla affärsenheter och för alla betydande affärspartners.

7.3 Intern kontroll och uppföljning

Företaget ska upprätthålla effektiva kontrollsystem för att övervaka transaktioner och säkerställa att risker hanteras löpande.

8. Var uppstår riskerna?

8.1 Användning av affärspartners

Affärspartners kan omfatta agenter, distributörer, joint ventures eller leverantörer som agerar för företagets räkning. Eftersom deras agerande kan gynna företaget, måste alla sådana samarbeten utvärderas och godkännas.

Ledningen ska:

• Granska partnerns bakgrund, rykte och erfarenhet.
• Förstå syftet med samarbetet och ersättningsmodellen.
• Ha dokumenterade avtal som bekräftar att partnern följer denna policy.
• Övervaka transaktioner och aktiviteter löpande.

8.2 Gåvor, representation och gästfrihet

Det är tillåtet att visa normal, rimlig gästfrihet, men aldrig på ett sätt som kan påverka affärsbeslut.

Acceptera eller erbjud endast gåvor enligt företagets Policy för gåvor och representation. Alla gåvor och eventinbjudningar ska registreras i företagets Gåvoregister.

Otillåtna exempel:

• ”Quid pro quo”-situationer (något ges i utbyte mot en fördel).
• Kontanter eller presentkort.
• Överdrivet dyra eller olämpliga evenemang.
• Gåvor till offentliga tjänstemän eller deras familjemedlemmar.

Vid tveksamhet – kontakta HR, CFO eller CEO.

8.3 Facilitation payments

Så kallade ”facilitation payments” är olagliga. Inga sådana betalningar får göras eller accepteras, oavsett lokala sedvänjor. Vid osäkerhet ska frågan alltid tas upp med CFO.

9. Policyimplementering

För att policyn ska vara effektiv måste den tillämpas i alla avdelningar och team. Avdelningschefer ansvarar för att genomföra och kontinuerligt övervaka efterlevnaden.

Ledningen ska regelbundet granska policyn och dess tillämpning. Styrelsen har det yttersta ansvaret för att uppdatera, övervaka och stärka denna policy.

Frågor kring policyn ska i första hand riktas till HR eller närmaste chef.

10. Rapportering av misstankar

Alla medarbetare har ett ansvar att upptäcka, förebygga och rapportera misstänkt mutbrott eller oegentlighet. Företaget erbjuder en säker, konfidentiell kanal för rapportering av misstänkt verksamhet via sin Visselblåsarpolicy (Whistleblowing Policy).

Om du misstänker mutor eller korruption – säg ifrån. Ju tidigare informationen kommer fram, desto bättre för både dig och företaget.

Vid rapporterad incident kommer företaget att omedelbart utreda situationen enligt fastställda rutiner för bedrägeri, misskötsel och policybrott.