Knapen

La quincaillerie Knapen rumine ses projets d'expansion

La quincaillerie Knapen (Assent) réfléchit à des projets concrets d'expansion. "Financièrement, logistiquement et informatiquement, nous sommes prêts à le faire", déclare Sam Knapen, directeur de l'entreprise. L'ensemble des opérations repose sur l'application ERP DIMASYS|WKG, que l'entreprise a déployée prudemment et pas à pas. Dans un avenir (proche), la PME lancera une boutique en ligne, poursuivra la numérisation de son flux de documents et de sa communication, et intensifiera les rapports de gestion. L'expertise informatique que Knapen Gereedschappen a acquise et continue de développer sous son propre toit a joué un rôle déterminant dans l'ensemble du processus.

Fils d'un grossiste en produits HVAC, Sam Knapen a créé un atelier d'outillage dans la maison de ses parents à Schaffen en 2011. Pendant environ cinq ans, il a été actif dans l'entreprise de ses parents, qui a été vendue en 2009. Fort de cette expérience, il a créé une entreprise de distribution qui s'est d'abord concentrée sur la vente de remorques. Grâce à son passé de commerçant spécialisé, M. Knapen connaissait parfaitement les besoins locaux. En commercialisant du matériel et de l'outillage, il a décelé un important potentiel de marché régional. Il y a six ans, Knapen Gereedschappen a emménagé dans un nouveau bâtiment de 1 200 m2 sur un terrain de 3 500 m2 dans la zone industrielle de Langenrode. Une salle d'exposition de 600 m2 a été aménagée à l'étage supérieur. L'entreprise aménagera bientôt des bureaux supplémentaires à un étage supérieur qui doit encore être construit au-dessus de la zone des caisses. Entre-temps, la gamme de produits s'articule autour des remorques, des fixations (chimiques et mécaniques), des outils électriques, des vêtements de travail et des équipements de protection individuelle (EPI). Afin de réduire au maximum les délais de livraison, Knapen Gereedschappen limite délibérément le nombre de ses fournisseurs à environ 150. L'entreprise garde neuf mille articles en stock. L'ensemble de la gamme compte environ 400 000 références. Avec une douzaine d'employés, la PME a réalisé un chiffre d'affaires de 5,4 millions d'euros l'année dernière. Près de 95 % de ses clients se situent dans le segment B2B. Outre les entreprises du bâtiment, de la construction ou des garages, il s'agit d'entreprises industrielles et d'institutions publiques (villes et communes en tête).

Service et disponibilité

Sam Knapen qualifie le secteur de la quincaillerie de "vieux" métier, qui agit également en tant que tel. "Knapen Tools s'en démarque de manière spécifique pour faire la différence", déclare le chef d'entreprise. Le service et la disponibilité sont des priorités pour l'entreprise. Ainsi, les portes s'ouvrent dès 6 heures du matin pour se refermer 12 heures plus tard. En effet, les ventes au comptoir représentent encore 30 à 40 % du chiffre d'affaires.

Avec un camion et deux camionnettes, Knapen Gereedschappen assure son propre service de livraison. Pour certains clients, ce service fonctionne avec un jour de livraison fixe. D'autres clients sont même servis deux ou trois fois par semaine. C'est généralement le même employé qui sert de contact direct avec l'entreprise.

Pour les remorques et les petits outils, Knapen dispose de son propre service de réparation. Cette expertise est systématiquement développée.

Un progiciel de gestion intégré performant soutient la croissance (future)

Pour optimiser l'organisation de ses activités, Knapen Gereedschappen a besoin d'un progiciel de gestion intégré performant. Or, la solution mise en place par la PME au début de ses activités s'est avérée incapable de faire face à l'évolution technologique. De plus, la communication avec le fournisseur était très difficile. Sam Knapen : "Lorsque nous sommes allés sur le marché à la recherche d'un nouveau progiciel de gestion intégré à l'épreuve du temps, il nous est vite apparu que nous avions besoin de compétences informatiques spécifiques sous notre propre toit. Elles devaient notamment confirmer que la solution existante présentait de réelles lacunes en termes de fonctionnalités, que la structure de notre base de données d'articles était d'une qualité suffisante et que la saisie humaine était correcte. En la personne de Jens Snyers, Knapen Gereedschappen a attiré un responsable de projet TIC qui s'est chargé de l'expansion de l'environnement TIC au sein de la PME. Pendant six mois, Jens Snyers a examiné le progiciel de gestion intégré existant et a procédé à une analyse approfondie des forces et des faiblesses. "Nous avons ainsi pu partir à la recherche d'un nouveau fournisseur en toute connaissance de cause, avec une définition claire des besoins et armés pour éviter les erreurs du passé", se souvient Sam Knapen. "Pour des projets informatiques d'une telle ampleur, il faut un "déclencheur" structurel en interne, poursuit-il. Knapen Tools a finalement opté pour DIMASYS|WKG du fournisseur anversois Infomat. Cette solution s'est également avérée efficace pour les autres membres de la centrale d'achat Menoquin. Snyers n'a pas seulement demandé à ses collègues et aux utilisateurs de DIMASYS de lui faire part de leurs expériences, mais aussi à des personnes extérieures au groupe d'achat. Cet apport s'est avéré décisif pour le choix de DIMASYS. Knapen Tools a opté non seulement pour les modules Purchase, Sales, Stock Management, Reception, Checkout Orders et Webshop, mais a également transféré l'ensemble de son environnement comptable vers DIMASYS Financials. Jens Snyers : "Les fonctionnalités de base de DIMASYS|WKG, pour lequel nous disposons d'une licence pour quinze utilisateurs, ont été mises en œuvre en un peu plus de six mois. Nous avons même été mis en service un mois plus tôt que prévu. Cette période a été intense, principalement parce que nous avons construit une base de données d'articles entièrement nouvelle "à partir de zéro" sur la base d'un nouvel inventaire. En outre, au cours de cette période initiale, nous avons consacré beaucoup de temps à la formation et à l'éducation interne des employés. Cela a permis une acceptation plus facile. En outre, le personnel de Knapen est relativement jeune et donc un peu plus sensible aux technologies de l'information.

Pas à pas...

Le déploiement prudent et progressif de DIMASYS|WKG s'est avéré être le bon choix pour Knapen Tools. L'entreprise continuera à suivre cette voie à l'avenir. Jens Snyers : "Dans le courant de l'année, nous prévoyons le lancement de la boutique en ligne basée sur le lien EZ-Base présent dans DIMASYS|WKG. Actuellement en test, nous avons activé le lien avec un fournisseur, avec enrichissement et synchronisation automatiques des données. Dans un premier temps, nous considérons la boutique en ligne comme un service supplémentaire pour les clients. Une fois que les processus d'arrière-plan fonctionneront bien, nous en ferons un véritable outil de vente". Entre-temps, Knapen Gereedschappen est relié aux plateformes de commande de ses fournisseurs. Mais à l'avenir, la PME souhaite surtout utiliser son environnement informatique pour améliorer la satisfaction de ses clients grâce à une meilleure communication. Les clients seront informés par voie électronique de l'état de leurs commandes, des réparations, des retards de paiement, etc. DIMASYS|WKG nous donne un meilleur aperçu des performances en temps réel de l'entreprise. Par client et par produit, nous pouvons créer des statistiques significatives et instructives. À terme, nous n'excluons pas de mettre en place un véritable outil d'intelligence économique. Mais il ne fait aucun doute que les processus d'entreprise seront encore optimisés. Chaque étape franchie avec DIMASYS allège notre charge administrative et nous permet d'obtenir un meilleur rendement à long terme", conclut Sam Knapen.

Vers une nouvelle expansion ?

DIMASYS|WKG a clairement créé une confiance dans l'avenir au sein de la direction de Knapen Gereedschappen. Il semble que l'application ne se traduise pas seulement par une amélioration de la performance des processus commerciaux au sein de la constellation commerciale existante, mais qu'elle serve également de préparation à une opération d'expansion stratégiquement bien pensée. "Du point de vue logistique, financier et informatique, nous sommes tout à fait prêts", conclut Sam Knapen d'un ton monacal.