Een gids voor houthandelaren: de EU-verordening 2023/1115 (EUDR)

De invoering van de EU-verordening over ontbossingsvrije producten (vaak aangeduid als de EUDR) betekent een grote verandering voor houthandelaren, ketenoperators en distributeurs in de houtsector.  

De verordening legt nieuwe verplichtingen op rond traceerbaarheid, zorgvuldigheidsonderzoek en rapportage voor hout en afgeleide producten die op de EU-markt worden gebracht. 

Bij Klipboard zetten we ons in om ons ERP-platform, ERP One te blijven updaten, zodat houthandelaren aan deze verplichtingen kunnen voldoen. Daarom is het van cruciaal belang om een ERP-partner te kiezen die niet alleen krachtige dagelijkse functionaliteit biedt, maar ook je bedrijf beschermt tegen onverwachte gebeurtenissen. 

Wat is de EUDR? 

De EUDR is op 29 juni 2023 in werking getreden en is van toepassing op een reeks grondstoffen - waaronder hout en houtproducten - en daar de afgeleide producten van. 

Volgens de verordening moet elke exploitant (iemand die het product op de EU-markt brengt) of handelaar (die het distribueert) drie kernvoorwaarden voor naleving aantonen: 

1. Het product is ontbossingvrij (het is niet geproduceerd op land dat na 31 december 2020 is ontbost of gedegradeerd).
2. Het product is geproduceerd in overeenstemming met de relevante wetgeving van het land van herkomst.
3. De exploitant valt onder een zorgvuldigheidsverklaring en kan traceerbaarheidsgegevens verstrekken

Voor de houtsector betekent dit dat je, wanneer je hout of uit hout vervaardigde producten levert, de herkomst van het hout moet kunnen traceren, kunt bevestigen dat een eventuele landconversie vóór de afkapdatum heeft plaatsgevonden (of helemaal niet), en alle gegevens kunt overleggen die nodig zijn voor due diligence en risicobeoordeling. 

De verordering kent enkele belangrijke data om in gedachten te houden: 

• Voor middelgrote en grote ondernemingen: nalevingsverplichtingen worden van kracht vanaf 30 december 2026 

• Voor kleine bedrijven: de deadline is 30 juni 2027. 

Waarom houthandelaars nu moeten handelen om te voldoen aan de EUDR

Als je een houthandelaar, importeur of handelaar bent die houtproducten op de EU-markt brengt (of anderen belevert die dat doen), moet je EUDR-conformiteit in jouw bedrijfsprocessen verankeren om:

• Te zorgen voor traceerbaarheid van product- en leveranciersinformatie (wie wat heeft geleverd, wanneer en waarvandaan). 
• Te voldoen aan due-diligencevereisten: verzameling van leveranciers-/juridische informatie, geolocatie van de productielocatie (waar relevant), risicobeoordeling en mitigerende maatregelen.  
• Ondersteun meldingsplichten aan bevoegde autoriteiten en integreer de gegevens in jouw ERP- of supplychain-software. 

Risico's van niet-naleving omvatten weigering van toegang tot de EU-markt, inbeslagname van producten, reputatieschade en financiële sancties. 

Aangezien houtafgeleide producten (zoals hout, multiplex, meubels, enz.) onder de houtcommoditeitsklasse van de verordening vallen, moeten houthandelaren ervoor zorgen dat hun ERP-systemen de vereiste gegevens vastleggen, risicoanalyseworkflows beheren en nalevingsdocumentatie genereren. 

Hoe ERP One EUDR-naleving ondersteunt 

Klipboard erkent dat houthandelaren een ERP-oplossing nodig hebben die niet alleen draait om voorraad en verkoop, maar ook om traceerbaarheid, leveranciersdatabeheer, risicoprofilering en rapportage. 

Zo evolueert ons ERP One-platform om jou te ondersteunen: 

1. Traceerbaarheid op productniveau 

ERP One wordt verbeterd, zodat elke timmerproductrecord het volgende kan vastleggen:

• Identiteit van de leverancier en leverancierslocatie 
• Geolocatie van productielocatie (waar beschikbaar) of gegevens over herkomstlocatie 
• Productbeschrijvingen die de houtsoorten vermelden die voor het product zijn gebruikt, de gangbare naam van de soort en de volledige wetenschappelijke naam
• Voldoening aan de afkapdatum (d.w.z. verifiëren dat het hout niet is geoogst op grond die na 31 december 2020 is ontbost of gedegradeerd) 

2. Due-diligenceworkflow en risicoanalyse 

ERP One biedt je nu de mogelijkheid om: 

• Verzamel en sla de nodige leveranciersdocumentatie, gegevens over wettelijke naleving en controles op productlegitimiteit.  

• Voer eenvoudige logica voor risicobeoordeling uit (bijv. is het land/de regio als hoog risico geclassificeerd? Wat is de grondstof? Wat is het tijdstip van productie?) 

• Markeer producten die nadere controle of extra betrokkenheid van leveranciers vereisen 
  
• Koppel de status van de risicobeoordeling rechtstreeks aan productbatches, zodat je eenvoudig kunt bepalen welke producten in aanmerking komen voor plaatsing op de EU-markt. 

3. Rapportage en auditklare documentatie 

Omdat de EUDR voorschrijft dat exploitanten relevante documenten minstens vijf jaar bewaren en (voor grotere ondernemingen) mogelijk jaarlijks rapporten over hun praktijken moeten publiceren, omvat ERP One: 

• Een compliance-dashboard dat laat zien welke producten onder de EUDR vallen, hun traceerbaarheidsstatus en de resultaten van de risicobeoordeling. 
• Exporteerbare documentatie: due-diligenceverklaringen, traceerbaarheidsketens van leveranciers, oorsprongsgegevens op batchniveau. 
• Logbestanden en audittrails: je kunt aantonen dat je geolocatiegegevens, informatie over legale productie en leveranciersdocumenten voor elke relevant product hebt verzameld. 

4. Transparantie van leverancier/toelveringsketen en klantinterface

Houthandelaars fungeren vaak als tussenpersonen of werken met meerdere leveranciers.

ERP One helpt je met: 

• Een leveranciersmodule waarin elke leverancier op risico wordt geprofileerd (regio, grondstof, geschiedenis) en gekoppeld is aan productitems
• Voor jouw potentiële klanten en klanten: mogelijkheid om op verzoek traceerbaarheidsinformatie te verstrekken, waarmee je laat zien dat je klaar bent voor EUDR.
• Integratie met inkoop-, voorraad- en verkoopworkflows, zodat het op de markt brengen van een product alleen mogelijk is wanneer aan de compliance-criteria is voldaan. 

Het resultaat van correcte EUDR-naleving voor houthandelaren. Door ERP One met de EUDR-conforme updates te gebruiken, kunnen houthandelsbedrijven zich vol vetrouwen voorbereiden op het nieuwe regelgevingsklimaat. 

Je zult: 

• Risico verminderen: door herkomst, geolocatie en leveranciersgegevens vroegtijdig vast te leggen, verklein je het risico op non-conformiteit en op uitsluiting van toegang tot de EU-markt. 

• Toon transparantie: met traceerbaarheid per product/leverancier kun je bewijs leveren aan afnemers stroomafwaarts en EU-autoriteiten dat jouw producten voldoen aan de EUDR‑vereisten. 

• Stroomlijn de compliance: in plaats van ad-hocspreadsheets, losstaande systemen of generieke ERP’s, biedt ERP One één geïntegreerd platform om sourcing, voorraad, traceerbaarheid, risicobeoordeling en rapportage te beheren. 
  
• Word marktleider: door al voor de handhavingsdeadlines klaar te zijn, vergroot je je geloofwaardigheid bij kopers die zelf behoefte hebben aan garanties voor ontbossingsvrije toeleveringsketens. 
  

• Auditklare functionaliteit: met alle gegevens die automatisch worden opgeslagen, gevolgd en gerapporteerd, ben je voorbereid op audits of inspecties door nationale autoriteiten en toezichthouders. 

De EUDR vormt een cruciale verandering in de manier waarop hout en houtafgeleide producten op de EU-markt worden gebracht. Voor houthandelaren is de verordening niet zomaar een "afvinklijstje" maar een verplichting om traceerbaarheid, risicobeoordeling en due diligence in de kernsystemen van het bedrijf te verankeren. 

Door ERP One bij te werken met traceerinformatie op productniveau, leveranciersprofielen, compliance-workflows en audit-geschikte rapportages, stelt Klipboard houthandelaren in staat hun activiteiten af te stemmen op de EUDR-vereisten. 

Als je in de houthandel zit en je ERP- en supplychain-processen moet voorbereiden op EUDR-naleving, is dit het moment om in actie te komen. ERP One zorgt ervoor dat je klaar bent zodra de verordening volledig afdwingbaar wordt, zodat je toegang tot de EU-markt gewaarborgd blijft en je concurrentiepositie wordt versterkt. 

Als je een demo wilt van hoe ERP One EUDR-traceerbaarheid en due-diligenceworkflows specifiek voor de houthandel ondersteunt, kun je deze updates in actie zien door het ons te laten weten. 

Plan een EUDR-compliance demo